Twoje Logo
Project Manager zewnętrzny a Project Manager wewnętrzny - różnice i ich znaczenie w strukturze organizacyjnej
Wybór pomiędzy Project Managerem (PM) zewnętrznym a wewnętrznym to jedna z najważniejszych decyzji, które mają wpływ na realizację projektów w organizacji. W zależności od specyfiki projektu, kultury organizacyjnej oraz wymagań związanych z zarządzaniem, wybór odpowiedniego PM-a może decydować o sukcesie lub porażce przedsięwzięcia. Aby lepiej zrozumieć, czym różni się PM wewnętrzny od zewnętrznego, warto przyjrzeć się, jakie cechy posiada każdy z nich i jakie korzyści niosą dla organizacji.
1. PM Wewnętrzny- Głębokie zrozumienie organizacji i jej zasobów
Project Manager wewnętrzny to osoba, która pełni rolę lidera projektów w ramach danej organizacji, wykorzystując swoje doświadczenie i znajomość jej struktur. Taki PM jest integralną częścią firmy i posiada szeroką wiedzę o jej kulturze, wewnętrznych procesach, politykach oraz sposobach działania. Dzięki temu, PM wewnętrzny potrafi dostosować projekt do unikalnych wymagań organizacji, uwzględniając jej specyfikę oraz zasoby dostępne w firmie.
Zalety PM-a wewnętrznego
- Znajomość kultury organizacyjnej: PM wewnętrzny lepiej rozumie, jak działają zespoły i jakie są nieformalne zasady w firmie. Może łatwiej zarządzać relacjami między pracownikami, zrozumieć wewnętrzne motywacje i wyzwalać potencjał w zespole.
- Lepsza integracja z zespołem: Jako członek organizacji, PM wewnętrzny ma naturalne relacje z zespołem, co ułatwia motywowanie pracowników, rozwiązywanie konfliktów i osiąganie konsensusu.
- Dostosowanie do wewnętrznych procesów: Taki PM ma doświadczenie w pracy z wewnętrznymi procedurami, systemami zarządzania i raportowania, co ułatwia płynne wprowadzenie projektu w organizacyjne ramy.
Wyzwania PM-a Wewnętrznego
- Subiektywność i brak obiektywizmu: PM wewnętrzny może nie być w stanie spojrzeć na projekt z dystansem, szczególnie gdy pojawiają się wewnętrzne konflikty lub problemy organizacyjne. Może również być bardziej podatny na politykę firmy.
- Brak świeżego spojrzenia: Czasami długotrwała praca w jednej organizacji ogranicza kreatywność i elastyczność w podejmowaniu decyzji.
PM Zewnętrzny- Obiektywizm, doświadczenie i szeroka perspektywa
PM zewnętrzny to specjalista, który jest zatrudniany na czas realizacji projektu, nie będąc częścią stałej struktury organizacyjnej firmy. Taki PM wnosi ze sobą świeże spojrzenie, które nie jest obciążone wewnętrznymi uprzedzeniami organizacyjnymi. Dzięki swojej roli zewnętrznego eksperta, PM zewnętrzny jest w stanie ocenić projekt bez stronniczości, spojrzeć na niego z szerszej perspektywy, a także wprowadzać innowacyjne rozwiązania i najlepsze praktyki z innych branż czy firm.
Zalety PM-a zewnętrznego
- Obiektywizm i świeże spojrzenie: PM zewnętrzny nie jest związany z wewnętrznymi interesami firmy i może podejść do problemów z nowym, niezależnym spojrzeniem, co jest kluczowe w sytuacjach wymagających rozwiązywania złożonych problemów.
- Helicopter view: Dzięki doświadczeniu w pracy z różnymi organizacjami, PM zewnętrzny ma umiejętność patrzenia na projekt z wyższej perspektywy, dostrzegając szerszy kontekst i potencjalne zagrożenia, które mogą zostać przeoczone przez osoby „zanurzone” w wewnętrznych sprawach organizacji.
- Szerokie doświadczenie i najlepsze praktyki: Zewnętrzni PM-owie często mają doświadczenie w różnych branżach, co daje im szerszą wiedzę na temat innowacyjnych rozwiązań i narzędzi zarządzania, które mogą być zastosowane w projekcie.
Wyzwania Project Managera Zewnętrznego
- Czas na adaptację: Choć zewnętrzny PM wnosi świeże spojrzenie, potrzebuje czasu, aby zapoznać się z kulturą organizacyjną, specyfiką firmy i oczekiwaniami zespołu.
- Trudności w integracji z zespołem: Zbudowanie zaufania i relacji z zespołem może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy członkowie zespołu są przyzwyczajeni do pracy z wewnętrznymi liderami.
Rola wiedzy specjalistycznej i doświadczenia w zarządzaniu projektami
Niezależnie od tego, czy PM jest wewnętrzny, czy zewnętrzny, jego rola jako lidera projektów wymaga nie tylko doświadczenia w zarządzaniu, ale także specjalistycznej wiedzy z zakresu metodologii zarządzania projektami. Metodyki takie jak PMBOK, Prince2, Agile są nieocenione w skutecznym prowadzeniu projektów, ponieważ oferują sprawdzone narzędzia do zarządzania ryzykiem, zasobami, czasem i komunikacją. Wiedza z zakresu zarządzania projektami pozwala PM-owi, niezależnie od tego, czy działa on wewnętrznie, czy zewnętrznie, skutecznie realizować cele, wprowadzać zmiany, motywować zespół i monitorować postęp pracy. Zewnętrzny PM może często korzystać z doświadczenia zdobytego w różnych organizacjach, podczas gdy PM wewnętrzny będzie miał głębszą wiedzę o wewnętrznych procesach organizacji.
Wybór PM wewnętrznego czy zewnętrznego?
Wybór między PM-em wewnętrznym a zewnętrznym powinien być oparty na specyfice projektu oraz potrzebach organizacji. Jeśli projekt wymaga głębokiej integracji z zespołem i ścisłej współpracy z wewnętrznymi zasobami, PM wewnętrzny będzie najlepszym wyborem. Natomiast gdy projekt wymaga świeżego spojrzenia, obiektywizmu oraz doświadczenia zarządzaniu projektami w różnych branżach, warto rozważyć zatrudnienie PM-a zewnętrznego.
Najważniejsze to dopasować Project Managera do wymagań projektu, uwzględniając zarówno wiedzę specjalistyczną, jak i umiejętność dostosowania się do konkretnej sytuacji organizacyjnej. Niezależnie od wyboru, kluczowa będzie skuteczna współpraca, zrozumienie celów projektu oraz umiejętność zarządzania energią zespołu, aby osiągnąć sukces. Poniżej w tabelce przedstawiam zebrane informacje, które mogą pomóc Tobie przed kolejnym wyborem PM. Dzięki tej macierzy będziesz mógł szybko ocenić, który rodzaj PM-a lepiej odpowiada na Twoje potrzeby i wymagania projektowe.
| Czynniki | PM wewnętrzny | PM zewnętrzny |
| Znajomość kultury organizacyjnej | Tak | Nie |
| Obiektywizm i świeże spojrzenie | Nie | Tak |
| Dostosowanie wewnętrznych procesów | Tak | Nie |
| Integracja z zespołem | Tak | Trudniejsza |
| Doświadczenie w różnych branżach | Nie | Tak |
| Adaptacja do organizacji | Szybka | Wymaga czasu |
| Czas potrzebny na adaptację | Krótki | Dłuższy |
| Koszty zatrudnienia | Niższe | Wyższe |
| Znajomość wewnętrznych polityk | Tak | Nie |
Wybór odpowiedniego Project Managera to pierwsza i najważniejsza decyzja, która decyduje o sukcesie lub porażce Twojego przedsięwzięcia. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz kogoś, kto doskonale zna Twoją organizację, czy eksperta, który wniesie świeże spojrzenie z zewnątrz, chętnie pomożemy Ci podjąć najlepszą decyzję.
Wypełnij formularz – odezwiemy się i wspólnie zaplanujemy kolejny krok.
Potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu projektem?
Autor artykułu:
Agata Markiewicz – od lat z powodzeniem prowadzi złożone projekty i produkty, łącząc strategiczne myślenie z biegłą znajomością metodyk zwinnych i kaskadowych. Posiada certyfikaty PRINCE2, Agile PM, IPMA C, ITIL, Scrum Master oraz Product Owner. Doświadczenie zdobywała jako Project Manager, właściciel produktu, szkoleniowiec i wykładowca akademicki. Jej praca koncentruje się na analizach przedwdrożeniowych, zarządzaniu zmianą i ryzykiem oraz usprawnianiu procesów biznesowych. Z sukcesem przeprowadza organizacje przez proces transformacji, dostarczając mierzalne efekty i trwałą wartość.
Best Practice – Consulting biznesowy | Poznań.
Specjalizujemy się w doradztwie i wsparciu dla firm, pomagając w optymalizacji procesów, wdrażaniu nowoczesnych technologii i rozwijaniu zespołów. Łączymy wieloletnie doświadczenie z praktycznym podejściem, by dostarczać rozwiązania, które zwiększają skuteczność i konkurencyjność organizacji.
© Best Practice 2025
Tutaj jest miejsce na Twoją stopkę
Strona www stworzona w kreatorze WebWave.