KSeF jako test relacji z klientem. Dlaczego obsługa CX i gotowość biura rachunkowego zdecydują o dalszej współpracy

Krajowy System e-Faktur przez długi czas funkcjonował w świadomości rynku jako temat „na przyszłość”. Projekt obserwowany, analizowany, odkładany. Dziś jednak KSeF przestaje być koncepcją - staje się realnym obowiązkiem, który od 2026 roku zmieni sposób funkcjonowania tysięcy firm i biur rachunkowych w Polsce.

I choć formalnie mówimy o systemie informatycznym, w praktyce KSeF jest sprawdzianem dojrzałości organizacyjnej oraz jakości relacji biuro rachunkowe - klient. Pisałem o tym w cyklu poświęconym Usprawnieniu procesów z wykorzystaniem KSeF.

Wdrożenie KSeF to proces całej organizacji - niezależnie od jej wielkości

Jak w każdej organizacji, wdrożenie rozwiązań informatycznych nie sprowadza się wyłącznie do technologii. To proces, który obejmuje:

• ludzi,

• procedury,

• odpowiedzialności,

• komunikację.

Nie ma znaczenia, czy biuro rachunkowe jest jednoosobową działalnością, czy dużym podmiotem obsługującym setki klientów. KSeF wymusza:

• zmianę obiegu dokumentów,

• nowe role i kompetencje,

• jasne zasady reagowania na błędy, odrzucenia faktur czy awarie systemu.

Technologia jest tylko narzędziem. Prawdziwa zmiana zachodzi w organizacji - i w sposobie obsługi klienta.

Cisza biura rachunkowego to też komunikat

Z perspektywy ostatnich miesięcy coraz częściej dociera do mnie ten sam sygnał z rynku. Wielu klientów, których wcześniej wspierałem przy wyborze i wdrażaniu systemów informatycznych do prowadzenia i rozliczania firmy, dziś zgłasza zupełnie inny problem:

„Nie wiemy, co robić z KSeF. Nasze biuro rachunkowe nie reaguje i nie informuje.”

Klienci pytają, inicjują rozmowy, chcą zrozumieć, jak przygotować organizację. Odpowiedzi brak. Albo są odkładane na bliżej nieokreślone „później”.

Brak sankcji w początkowym okresie 2026 roku daje wielu firmom złudne poczucie dodatkowego czasu. Problem w tym, że faktury trzeba będzie odbierać od pierwszego dnia obowiązywania KSeF. Jak zrobić to bez narzędzi, integracji i procesów?

Co istotne to doświadczenie nie omija również mnie. Moje własne biuro rachunkowe także milczy, mimo że pytałem. I trudno nie zadać pytania:czy to strach przed zmianą, czy obawa przed rozmową o zwiększeniu kosztu usługi?

Customer Experience (CX) - dziś kluczowy element usług księgowych i IT

W kontekście KSeF obsługa klienta przestaje być reaktywna. Nie wystarczy odpowiadać na pytania „gdy się pojawią”. Klienci oczekują:

• proaktywnej komunikacji,

• jasnego planu przygotowań,

• poczucia, że ktoś panuje nad całością procesu.

Zaniechanie działań w obszarze Customer Experience może kosztować bardzo dużo:

• utratę obecnych klientów,

• konieczność kosztownego pozyskiwania nowych (przy coraz większej konkurencji),

• narastającą frustrację po obu stronach współpracy.

Co ważne - utrzymanie obecnego klienta jest wielokrotnie tańsze niż pozyskanie nowego. KSeF staje się więc momentem, w którym klienci realnie weryfikują wartość relacji z biurem rachunkowym lub dostawcą rozwiązań IT.

Nowe pokolenie księgowych widzi w KSeF szansę

Na tle tej niepewności coraz wyraźniej widać inną postawę - młodego pokolenia księgowych, obeznanych z technologią i automatyzacją.

W rozmowach z nimi słychać jasno:dla nich KSeF to szansa na pozyskanie klientów, którzy chcą współpracować w nowoczesnym modelu i są gotowi za taką jakość zapłacić.

To osoby, które:

• swobodnie pracują z ERP i integracjami,

• rozumieją cyfrowe procesy,

• budują relacje oparte na partnerstwie, a nie gaszeniu pożarów.

KSeF przyspiesza naturalną zmianę rynku. Jedni będą tracić klientów przez bierność. Inni – będą ich zdobywać dzięki gotowości i jakości obsługi.

Zatrzymać się i spojrzeć z lotu ptaka - bezpłatny Audyt CX 360°

Właśnie dlatego, wspólnie z Poznań Biznes Partner, uruchomiliśmy bezpłatne konsultacje w formule Audyt Doświadczeń Klienta CX 360°.

To propozycja dla firm i organizacji, które:

• mają dobry produkt lub ugruntowane procesy,

• ale czują, że nie nadążają one za zmieniającymi się potrzebami klientów,

• działają w warunkach rosnących kosztów, presji cenowej i dużej konkurencji - szczególnie w branży IT i usług profesjonalnych.

Dlaczego warto? Bo dziś to właśnie doświadczenie klienta coraz częściej decyduje:

• czy klient zostanie,

• czy uzna wyższą cenę za uzasadnioną,

• czy poleci Twoją firmę dalej.

Braki w CX prowadzą do frustracji, wydłużonej obsługi, błędów i ukrytych kosztów operacyjnych – często niezauważalnych na pierwszy rzut oka.

Co oferujemy w ramach bezpłatnej konsultacji?

W ramach działań Zapraszamy na 30-minutową rozmowę CX, podczas której:

• przeprowadzimy szybką diagnozę punktów, w których „ucieka wartość” z organizacji,

• zidentyfikujemy luki wpływające na satysfakcję klientów, sprzedaż i ich skłonność do powrotu,

• wskażemy obszary o największym potencjale na szybkie usprawnienia i realną optymalizację pracy zespołu.

Bez sprzedaży. Bez zobowiązań. Konkretna rozmowa oparta na doświadczeniu i praktyce.

Jeśli chcesz sprawdzić, gdzie w Twojej organizacji CX może realnie wspierać rozwój, sprzedaż i przygotowanie do zmian takich jak KSeF, daj znać lub zapisz się bezpośrednio poprzez stronę Poznań Biznes Partner - zapisy są otwarte. Link do zapisów 

To moment, w którym technologia spotyka się z relacją.A tam, gdzie relacja jest silna, zmiana staje się szansą, nie zagrożeniem.

Jeśli chcesz sprawdzić, gdzie w Twojej organizacji CX może realnie wspierać rozwój, sprzedaż i przygotowanie do zmian takich jak KSeF, daj znać lub zapisz się bezpośrednio poprzez stronę Poznań Biznes Partner - zapisy są otwarte. Link do zapisów 

Wielkie zmiany zaczynają się od prostych decyzji

Zaobserwuj mnie na Linkedin

Inne wpisy autora:

Przeczytaj również:

Bądź blisko nas

Best Practice – Consulting biznesowy | Poznań.

Specjalizujemy się w doradztwie i wsparciu dla firm, pomagając w optymalizacji procesów, wdrażaniu nowoczesnych technologii i rozwijaniu zespołów. Łączymy wieloletnie doświadczenie z praktycznym podejściem, by dostarczać rozwiązania, które zwiększają skuteczność i konkurencyjność organizacji.

ul. Wawrzyńca Engeströma 10

Poznań, 60-571

Mail: info@bestpractice.pl

Telefon: +48 606 913 791

© Best Practice 2025

Tutaj jest miejsce na Twoją stopkę

Strona www stworzona w kreatorze WebWave.