Twoje Logo
Jak ustawić i wyważyć portfel projektów w firmie - praktyczne wskazówki
Każda firma ma ten moment, gdy na tablicy projektów zaczyna brakować miejsca. Każdy dział ma swoje „must have”, zarząd- własne „strategiczne priorytety”, a zespoły coraz krótsze listy zasobów. I wtedy pojawia się pytanie, które odróżnia dojrzałą organizację od tej, która tylko myśli, że zarządza projektami: co naprawdę powinniśmy robić teraz, a co może poczekać?
Projekt to zadanie, portfel to decyzja
Zarządzanie projektem to dbałość o wykonanie konkretnego celu- harmonogram, budżet, zakres. Zarządzanie portfelem to zupełnie inna gra: chodzi o wybór które projekty w ogóle warto realizować i kiedy.
To moment, w którym z roli kierownika projektu trzeba wejść w rolę stratega. Nie chodzi o planowanie, ale o podejmowanie decyzji, często trudnych, czasem niepopularnych, które ustalają, w co organizacja inwestuje swoją energię.
Jak rozpoznać, że portfel jest przeciążony
Jeśli w Twojej firmie liczba projektów przewyższa liczbę osób, które mogą je realnie prowadzić, to nie jest dowód rozwoju- to sygnał, że ktoś unika decyzji. Typowe objawy przeciążonego portfela to:
- projekty „trwające” od miesięcy bez realnych postępów,
- PM-owi, którzy spędzają więcej czasu na gaszeniu pożarów niż na planowaniu,
- zespoły przeciążone spotkaniami i raportowaniem, zamiast realnej pracy.To znak, że warto się zatrzymać i zadać pytanie: czy naprawdę wszystko, co robimy, ma sens w tym samym momencie?
Ustalanie priorytetów- nie tylko ROI
W teorii wystarczy spojrzeć na wskaźnik zwrotu z inwestycji (ROI) i gotowe, priorytety ustawione. W praktyce każdy projekt ma swoje „dlaczego”, a liczby nie zawsze odzwierciedlają wartość strategiczną.
Dlatego warto łączyć twarde dane z miękką oceną operacyjną. Zadaj trzy pytania:
- Czy mamy realne zasoby, by to dowieźć teraz?
- Czy ten projekt zmienia coś istotnego dla firmy, czy tylko dobrze wygląda w prezentacji?
- Co się stanie, jeśli przesuniemy go o kwartał?
To właśnie te rozmowy, a nie tabele w Excelu, decydują o zdrowiu portfela.
Jak uniknąć efektu śnieżnej kuli
Każdy projekt osobno ma sens. Dopiero razem tworzą chaos, gdy każdy dział ciągnie w swoją stronę. Najprostsze lekarstwo to regularny przegląd portfela projektów- nie w formie nudnej odprawy, lecz merytorycznej rozmowy o tym, czy wszystko wciąż ma wspólny kierunek.Pomagają w tym konkretne narzędzia:
- Macierz priorytetów (Impact vs. Effort)- prosta, a często dosadnie szczera.
- Heatmapa zasobów- pokaże, że jedna osoba z IT jest przypisana do pięciu projektów naraz.
- Portfolio Review Board- forum, na którym ktoś wreszcie mówi „nie”, zanim wszystko stanie w miejscu.
Jak komunikować priorytety bez wrażenia „cięcia”
Priorytetyzacja to proces, w którym chroni się projekty przed porażką wynikającą z przeciążenia. Zamiast mówić: „ten projekt jest mniej ważny”, lepiej powiedzieć: „ten projekt ruszy, gdy zapewnimy mu realne warunki sukcesu”.
Jasne kryteria, transparentność i wspólne rozumienie powodów decyzji sprawiają, że przeglądy portfela przestają być polityczną przepychanką, a stają się narzędziem odpowiedzialnego zarządzania.
Czego unikać?
- Nie utrzymuj projektów „dla zasady”- backlog to nie archiwum ambicji.
- Nie oceniaj postępów po liczbie prezentacji.
- Nie łudź się, że wszystko się „zmieści”- czas to też zasób.
- I nie wierz, że „za chwilę się udrożni”. W projektach „za chwilę” często oznacza „nigdy”.
Wyważony portfel projektów to nie arkusz kalkulacyjny, tylko zestaw świadomych decyzji o tym, czego nie robimy teraz, żeby inne rzeczy mogły się udać.
Sukces portfela nie mierzy się liczbą rozpoczętych projektów, mierzy się liczbą tych, które naprawdę dowieziono.
Zastanawiasz się, od czego zacząć automatyzację w swojej firmie? A może chcesz dowiedzieć się, jak AI może realnie odciążyć Twój zespół? Zacznijmy od krótkiej rozmowy – bez zobowiązań, z pełnym zrozumieniem Twoich potrzeb.
Wypełnij formularz – odezwiemy się i wspólnie zaplanujemy kolejny krok.
Wielkie zmiany zaczynają się od prostych decyzji
Autor artykułu:
Agata Markiewicz – od lat z powodzeniem prowadzi złożone projekty i produkty, łącząc strategiczne myślenie z biegłą znajomością metodyk zwinnych i kaskadowych. Posiada certyfikaty PRINCE2, Agile PM, IPMA C, ITIL, Scrum Master oraz Product Owner. Doświadczenie zdobywała jako Project Manager, właściciel produktu, szkoleniowiec i wykładowca akademicki. Jej praca koncentruje się na analizach przedwdrożeniowych, zarządzaniu zmianą i ryzykiem oraz usprawnianiu procesów biznesowych. Z sukcesem przeprowadza organizacje przez proces transformacji, dostarczając mierzalne efekty i trwałą wartość.
Inne wpisy autorki:
Przeczytaj również:
Best Practice – Consulting biznesowy | Poznań.
Specjalizujemy się w doradztwie i wsparciu dla firm, pomagając w optymalizacji procesów, wdrażaniu nowoczesnych technologii i rozwijaniu zespołów. Łączymy wieloletnie doświadczenie z praktycznym podejściem, by dostarczać rozwiązania, które zwiększają skuteczność i konkurencyjność organizacji.
© Best Practice 2025
Tutaj jest miejsce na Twoją stopkę
Strona www stworzona w kreatorze WebWave.