Twoje Logo
Jak prowadzić sesje lessons learned, żeby naprawdę miały sens
Projekt kończył się po czterech miesiącach spotkań. Kalendarz pełen, zespół zmęczony, a ja wysłałam zaproszenie na: lessons learned. W teorii mieliśmy podsumować, co poszło dobrze, a co warto poprawić. W praktyce… przez pierwsze 20 minut mówiliśmy o pogodzie i o tym, że „następnym razem zrobimy lepszy harmonogram”. Wtedy zrozumiałam jedno: to nie ludzie nie chcą się uczyć, to my, liderzy, często źle tworzymy warunki, żeby mogli mówić szczerze.
Dlaczego większość sesji lessons learned nic nie zmienia
- Bo są prowadzone po to, żeby odhaczyć.
- Bo zespół nie wierzy, że wnioski coś zmienią.
- Bo kultura organizacyjna premiuje raporty, a nie refleksję.
- Większość spotkań lessons learned kończy się protokołem, który ląduje w folderze „Projekt X/ Podsumowania”. A przecież nikt nigdy tam nie zagląda. Dlaczego? Bo wnioski bez kontekstu, emocji i odpowiedzialności stają się martwym tekstem.
- „Nie ma uczenia się bez odwagi. A odwaga w zespole zaczyna się od lidera.”
Jak unikać iluzji checklisty
Nie zaczynaj od formularza. Zacznij od rozmowy.
Najgorsze, co można zrobić, to rozdać uczestnikom szablon z rubrykami „co działało / co nie działało” i oczekiwać szczerości. Ludzie nie otwierają się w rubrykach.
Zamiast tego:
- Zadaj jedno trudne pytanie. Moje ulubione to: „Co zrobiliśmy dobrze, choć zupełnie przypadkiem?”- zwykle rozwiązuje języki i prowadzi do prawdziwych refleksji.
- Nie szukaj winnych. Szukaj wzorców. Jeśli coś nie zadziałało, to dlatego, że system (proces, komunikacja, presja czasu) tak to ukształtował.
- Daj czas na ciszę. Najcenniejsze odpowiedzi przychodzą po chwili milczenia, kiedy emocje siadają, a ludzie zaczynają mówić prawdę, nie wersję oficjalną.
Jak sprawić, żeby ludzie mówili prawdę
Szczerość nie pojawia się z zaproszenia w Outlooku. Trzeba ją zbudować.Najbardziej owocna sesja, jaką prowadziłam, zaczęła się od zdania: „Kto dziś ma odwagę powiedzieć, że coś zrobiliśmy źle?”
Po krótkiej ciszy jedna z osób powiedziała: „Ja. Przeciągnęliśmy analizę, bo nikt nie chciał przyznać, że nie rozumie wymagań klienta.” Od tego momentu rozmowa nabrała sensu.
W praktyce pomaga:
- Neutralny prowadzący- ktoś spoza zespołu, kto nie ocenia.
- Zasada Vegas- co padnie na spotkaniu, nie jest cytowane poza nim.
- Mapowanie emocji- zapytaj, kiedy w projekcie czuliśmy frustrację, a kiedy dumę. Emocje są lepszym kompasem niż KPI.
Jak dokumentować, żeby nie umrzeć w folderze
Nie twórz raportów. Twórz historie. Zamiast „Problem z testami integracyjnymi- opóźnienie 3 dni” napisz: „Kiedy po raz trzeci testowaliśmy faktury, księgowa powiedziała: ‘ja już nie wiem, co jest prawdą w tym systemie’. Wtedy zrozumieliśmy, że problemem nie był system, tylko brak wspólnego słownika pojęć.”
Takie notatki żyją. Można je wykorzystać w szkoleniu, w onboardingach, w prezentacjach dla zarządu.
Mini-ramka - 5 zasad sensownego lessons learned
- Nie rób po projekcie. Rób w trakcie. Co miesiąc, co sprint
- Nie pytaj tylko „co nie działało”, pytaj też „czego się nauczyliśmy mimo bólu”
- Wnioski to nie raport, to plan działania i zmiana zachowań
- Wykorzystuj historie- ludzie zapamiętują przykłady, nie tabele
- Wróć do nich przy następnym projekcie, inaczej to tylko wspomnienia.
Jak sprawić, żeby organizacja naprawdę się uczyła
Uczenie się nie dzieje się w plikach. Dzieje się w rytuałach.
Zespoły, które prowadzą sensowne lessons learned, mają swoje małe rytuały:
- cotygodniowe „5 minut refleksji”,
- wewnętrzny newsletter z anegdotami „czego nauczył nas ostatni projekt”,
- mapę wiedzy w Confluence z historiami, a nie tylko punktami.
To drobiazgi, które sprawiają, że uczenie się nie jest wydarzeniem, tylko nawykiem.
„Lessons learned to nie raport, to pamięć organizacji. Jeśli jej nie pielęgnujesz, uczysz się na nowo tych samych błędów.”
Na koniec
Dobra sesja lessons learned nie kończy projektu, ona go domyka emocjonalnie.To moment, w którym zespół może powiedzieć: „Zrobiliśmy, co mogliśmy, a teraz wiemy, jak zrobić to lepiej.”
I jeśli uda ci się stworzyć taką przestrzeń, nie potrzebujesz już formularzy.
A jak wygląda Wasze lessons kearned?
Czy to żywy proces uczenia się, czy raczej kolejny punkt w checkliście?
Każda organizacja ma swoją pamięć, tylko nie każda umie z niej korzystać.
Potrzebujesz wsparcia doświadczonego Project Managera?
Wypełnij formularz – odezwiemy się, by wesprzeć Cię w działaniu.
Wielkie zmiany zaczynają się od prostych decyzji
Autor artykułu:
Agata Markiewicz – od lat z powodzeniem prowadzi złożone projekty i produkty, łącząc strategiczne myślenie z biegłą znajomością metodyk zwinnych i kaskadowych. Posiada certyfikaty PRINCE2, Agile PM, IPMA C, ITIL, Scrum Master oraz Product Owner. Doświadczenie zdobywała jako Project Manager, właściciel produktu, szkoleniowiec i wykładowca akademicki. Jej praca koncentruje się na analizach przedwdrożeniowych, zarządzaniu zmianą i ryzykiem oraz usprawnianiu procesów biznesowych. Z sukcesem przeprowadza organizacje przez proces transformacji, dostarczając mierzalne efekty i trwałą wartość.
Inne wpisy autorki:
Przeczytaj również:
Bądź blisko nas
Best Practice – Consulting biznesowy | Poznań.
Specjalizujemy się w doradztwie i wsparciu dla firm, pomagając w optymalizacji procesów, wdrażaniu nowoczesnych technologii i rozwijaniu zespołów. Łączymy wieloletnie doświadczenie z praktycznym podejściem, by dostarczać rozwiązania, które zwiększają skuteczność i konkurencyjność organizacji.
© Best Practice 2025
Tutaj jest miejsce na Twoją stopkę
Strona www stworzona w kreatorze WebWave.