Twoje Logo
Cross-funkcyjny projekt: IT + HR + Finanse- jak to poprowadzić?
Jeśli myślisz, że największym wyzwaniem w projekcie ERP jest technologia, to spróbuj zsynchronizować HR, IT i finanse w jednym harmonogramie. Kod można poprawić, integrację przeprojektować, ale gdy spotykają się ludzie od systemów, od ludzi i od liczb, zaczyna się prawdziwe zarządzanie. To nie kwestia oprogramowania, lecz psychologii, priorytetów i kompromisów.
Wdrażanie ERP, gdzie trzy działy działają w różnych logikach, przypomina budowę mostu z materiałów z trzech fabryk, różnych standardów, tempa i komunikacji. Zadaniem project managera jest sprawić, by most nie tylko powstał, ale i utrzymał ciężar rzeczywistości.
1. Zderzenie kultur: trzy światy, trzy języki
IT mówi skrótami i protokołami, HR- o ludziach i procedurach, a finanse- o tabelach i zgodności z ustawą. Każdy uważa swoją perspektywę za jedyną słuszną. Nie chodzi jednak o to, by wszyscy mówili jednym językiem, lecz by potrafili się zrozumieć.
Dlatego warto wprowadzić zasadę „trzech języków projektu”:
- dla IT: konkret, struktura, testy i zależności,
- dla HR: wpływ na ludzi i bezpieczeństwo danych,
- dla finansów: koszty, terminy i ryzyka.
Jedno zagadnienie- trzy komunikaty. Wymaga to więcej pracy, ale mniej tłumaczenia później, dlaczego „schemat” oznacza co innego dla każdego działu.
2. Zaufanie to waluta projektu
HR nie ufa IT, bo obawia się błędów wpływających na płace. Finanse nie ufają HR, bo uznają ich świat za zbyt „miękki”. IT nie ufa nikomu, bo wie, że to oni będą pierwsi na linii ognia, gdy system przestanie działać.
Zaufanie buduje się nie deklaracjami, lecz konsekwencją. Pomagają mikro-zobowiązania i transparentność:
- HR widzi status testów,
- IT ma jasne priorytety,
- Finanse- dostęp do harmonogramu i kosztów.
Zaufanie to nie hasło, to efekt codziennej spójności.
3. Kickoff to dopiero początek
Na starcie wszystko wygląda idealnie: prezentacje dopracowane, plan dopięty. Prawdziwy projekt zaczyna się jednak, gdy rzeczywistość zaczyna testować jego założenia. HR odkrywa, że „etat” to nie „umowa”, IT- że API ma ograniczenia, a finanse- że księgowanie nie działa tak, jak zakładano.
Dobry plan to nie dokument, który ma rację zawsze, lecz kompas, który pozwala reagować na zmiany bez utraty kierunku.
4. Wspólny język zamiast słownika nieporozumień
Na jednym z moich spotkań uczestnicy spierali się o „schemat”. Dla HR- wynagrodzeń, dla finansów- księgowy, dla IT- XML. Dopiero po chwili odkryliśmy, że mówimy o trzech różnych rzeczach. Takie sytuacje zdarzają się częściej, niż się wydaje, bo każdy zespół filtruje pojęcia przez własną perspektywę.
Zamiast liczyć na intuicję, warto zbudować wspólny język projektu.
Dodanie prostego elementu jak „Słownik pojęć” czy ustalenie formatu komunikacji na początku spotkania potrafi oszczędzić godziny tłumaczeń i sporów. W projektach cross-funkcyjnych to właśnie precyzja w komunikacji decydują o płynności pracy.
5. Faza testów- próba orkiestry
Testy w cross-funkcyjnych projektach często przypominają próbę orkiestry bez dyrygenta. HR testuje dane, IT logi, finanse- księgowania. Każdy gra swoją partię, a całość nie brzmi jak symfonia.
Rozwiązaniem są krótkie, wspólne przeglądy testów, gdzie zespoły widzą wzajemne zależności. To nie spotkania kontrolne, lecz synchronizacyjne. Gdy HR rozumie, że jego błędne dane blokują integrację IT, a IT widzi, że jego poprawki wpływają na raporty finansowe- projekt zaczyna działać jak zespół, a nie jak zbiór solistów.
6. Pięć zasad, które działają
- Zanim zintegrujesz dane, zintegruj ludzi.
- Nie zakładaj, że każdy wie, czym jest „test akceptacyjny”- sprawdź.
- Mierz postęp liczbą decyzji, nie spotkań.
- Zachowaj humor- to najlepszy bufor bezpieczeństwa.
- Dokumentuj w czasie rzeczywistym- po fakcie to już historia, nie projekt.
W projektach cross-funkcyjnych sukces nie polega tylko na tym, że system działa.To dopiero kamień milowy.
Prawdziwy sukces to moment, gdy po go-live HR, IT i finanse nadal ze sobą rozmawiają- z własnej woli, nie dlatego, że coś się zepsuło.
Bo w świecie, w którym dane przepływają szybciej niż emocje, to właśnie relacje są najtrudniejszą i najcenniejszą integracją do przeprowadzenia.
Potrzebujesz wsparcia doświadczonego Project Managera?
Wypełnij formularz – odezwiemy się, by wesprzeć Cię w działaniu.
Wielkie zmiany zaczynają się od prostych decyzji
Autor artykułu:
Agata Markiewicz – od lat z powodzeniem prowadzi złożone projekty i produkty, łącząc strategiczne myślenie z biegłą znajomością metodyk zwinnych i kaskadowych. Posiada certyfikaty PRINCE2, Agile PM, IPMA C, ITIL, Scrum Master oraz Product Owner. Doświadczenie zdobywała jako Project Manager, właściciel produktu, szkoleniowiec i wykładowca akademicki. Jej praca koncentruje się na analizach przedwdrożeniowych, zarządzaniu zmianą i ryzykiem oraz usprawnianiu procesów biznesowych. Z sukcesem przeprowadza organizacje przez proces transformacji, dostarczając mierzalne efekty i trwałą wartość.
Inne wpisy autorki:
Przeczytaj również:
Bądź blisko nas
Best Practice – Consulting biznesowy | Poznań.
Specjalizujemy się w doradztwie i wsparciu dla firm, pomagając w optymalizacji procesów, wdrażaniu nowoczesnych technologii i rozwijaniu zespołów. Łączymy wieloletnie doświadczenie z praktycznym podejściem, by dostarczać rozwiązania, które zwiększają skuteczność i konkurencyjność organizacji.
© Best Practice 2025
Tutaj jest miejsce na Twoją stopkę
Strona www stworzona w kreatorze WebWave.