Twoje Logo
Rola sponsora projektu – najczęściej niedoceniana, a kluczowa
W świecie zarządzania projektami, zwłaszcza w obszarze IT, często mówi się o Project Managerach, zespołach deweloperskich i klientach. Jest jednak jedna rola, która, choć absolutnie kluczowa dla sukcesu, bywa niedoceniana, a czasem nawet pomijana: sponsor projektu. Kim jest sponsor i dlaczego jego aktywny udział jest tak ważny, że bez niego projekt może zmierzać prosto w objęcia porażki?
Kto to jest sponsor projektu?
Sponsor projektu to zazwyczaj osoba na wysokim stanowisku menedżerskim w organizacji (np. dyrektor działu, członek zarządu), która jest właścicielem biznesowym projektu. To nie jest osoba, która zarządza projektem na co dzień (to rola Project Managera), ale ta, która inicjuje go, zapewnia mu finansowanie i zasoby, a także chroni go politycznie. Sponsor to strażnik wizji i strategicznego dopasowania projektu do celów biznesowych firmy.
Dlaczego rola sponsora jest niedoceniana?
Często sponsorzy są postrzegani jedynie jako "ci, co dają pieniądze". Ich zaangażowanie bywa sprowadzane do podpisywania dokumentów i uczestnictwa w formalnych spotkaniach. W zabieganej rzeczywistości korporacyjnej, w której osoby na wysokich stanowiskach mają wiele obowiązków, łatwo jest spychać rolę sponsora na dalszy plan. Brak świadomości jego kluczowego znaczenia prowadzi do tego, że Project Managerowie nie wykorzystują w pełni jego potencjału, a sponsorzy sami nie angażują się wystarczająco.
Kluczowe funkcje sponsora - dlaczego jest niezastąpiony?
Poniżej przedstawiamy, dlaczego sponsor jest absolutnie niezbędny dla sukcesu projektu:
1. Zapewnienie strategicznego kierunku i wizji
Sponsor projektu to osoba, która najlepiej rozumie, dlaczego dany projekt w ogóle powstał. To on dba o to, by cel projektu był zgodny z ogólną strategią firmy i by nie zbaczał z kursu. W przypadku pojawienia się wątpliwości lub konfliktu interesów, sponsor jest tym, który ma ostateczne zdanie i przypomina o nadrzędnej wizji biznesowej. Bez tej strategicznej "gwiazdy polarnej", projekt może łatwo stracić sens i skupienie.
2. Pozyskiwanie i ochrona zasobów
Finansowanie, ludzie, dostęp do kluczowych systemów - to wszystko są zasoby, które Project Manager potrzebuje do pracy. Sponsor jest osobą, która ma realny wpływ na ich pozyskanie i przydzielenie. To on potrafi "wywalczyć" budżet, zapewnić dostęp do kluczowych ekspertów czy rozwiązać problemy z alokacją sprzętu. Co więcej, sponsor chroni projekt przed niespodziewanymi cięciami budżetu czy "podkradaniem" ludzi do innych inicjatyw.
3. Usuwanie barier i rozwiązywanie konfliktów
W każdym projekcie pojawiają się przeszkody: polityka firmy, brak współpracy między działami, skomplikowane procesy decyzyjne. Project Manager często nie ma wystarczającego autorytetu, by samemu je pokonać. Sponsor, dzięki swojej pozycji, ma moc i wpływ, by usunąć te bariery. Jest to swego rodzaju "rzecznik" projektu, który potrafi interweniować na wyższych szczeblach organizacji i rozwiązywać spory, które blokują postępy.
4. Zarządzanie zmianą i komunikacja
Wdrożenie nowego systemu czy procesu IT często wiąże się ze zmianami w sposobie pracy ludzi. Sponsor odgrywa kluczową rolę w komunikowaniu znaczenia projektu w całej organizacji i budowaniu akceptacji dla nadchodzących zmian. Jego wsparcie, widoczne dla pracowników, jest sygnałem, że projekt jest ważny i ma poparcie najwyższego szczebla. To pomaga zmniejszyć opór i zwiększyć szanse na pomyślne przyjęcie rozwiązania.
5. Podejmowanie kluczowych decyzji
W trakcie trwania projektu pojawiają się momenty, które wymagają szybkich i wiążących decyzji, często o charakterze strategicznym lub finansowym. Może to być akceptacja znaczącej zmiany w zakresie, decyzja o zwiększeniu budżetu, czy też ustalenie, jak rozwiązać krytyczny problem. Sponsor jest osobą, która ma uprawnienia do podjęcia tych decyzji, co zapobiega przestojom i niepewności.
Brak sponsora to przepis na porażkę
Projekt bez aktywnego i zaangażowanego sponsora jest jak statek bez sternika. Może mieć dobrą załogę (zespół), ale brak mu kierunku, obrony przed przeciwnościami i siły do pokonywania przeszkód na otwartym morzu. Brak sponsora skutkuje:
-
Trudnościami w pozyskiwaniu zasobów.
-
Problemem z rozwiązywaniem konfliktów między działami.
-
Niepewnością co do kierunku projektu.
-
Niskim priorytetem projektu w organizacji.
-
Ostatecznie – wysokim ryzykiem porażki.
Dlatego Project Managerowie powinni aktywnie zabiegać o zaangażowanie sponsora, a organizacje powinny dbać o to, by każda strategiczna inicjatywa IT miała jasno wyznaczonego i świadomego swojej roli sponsora. To inwestycja, która zwraca się wielokrotnie.
Każdy udany projekt zaczyna się od właściwego partnerstwa. Jeśli chcesz, by Twoje inicjatywy miały nie tylko sprawną realizację, ale i silne osadzenie w strategii firmy – porozmawiajmy.
Skontaktuj się z nami, a wspólnie zaprojektujemy procesy i role, które zapewnią Twoim projektom realną przewagę.
Zaprojektujmy Twój sukces razem
Autor artykułu:
Paweł Starosta – doświadczony IT Manager z tytułem MBA, oraz ponad trzydziestoletnim doświadczeniem zdobytym w międzynarodowych organizacjach z różnych branż. Jest ekspertem w budowaniu i zarządzaniu efektywnymi zespołami IT, doskonale łącząc nowoczesne technologie z praktycznymi rozwiązaniami (fan dobrych praktyk ITIL), które wspierają rozwój firm oraz poprawiają jakość pracy ich pracowników. Jego misją jest wykorzystywanie technologii w sposób, który tworzy realną wartość – zarówno dla biznesu, jak i dla ludzi.
Best Practice – Consulting biznesowy | Poznań.
Specjalizujemy się w doradztwie i wsparciu dla firm, pomagając w optymalizacji procesów, wdrażaniu nowoczesnych technologii i rozwijaniu zespołów. Łączymy wieloletnie doświadczenie z praktycznym podejściem, by dostarczać rozwiązania, które zwiększają skuteczność i konkurencyjność organizacji.
© Best Practice 2025
Tutaj jest miejsce na Twoją stopkę
Strona www stworzona w kreatorze WebWave.