KSeF ostatni moment na przygotowania. Dlaczego firmy TSL i produkcyjne wciąż nie są gotowe, mimo że „projekt trwa”?

Jako doradca w obszarze zintegrowanych systemów informatycznych dla branży produkcyjnej oraz TSL od lat obserwuję podobny schemat: większość wysiłku przy zmianach regulacyjnych i systemowych koncentruje się na księgowości i IT, podczas gdy sprzedaż, logistyka i operacje pozostają praktycznie poza projektem.

W 2025 roku zjawisko to jest wyjątkowo widoczne w kontekście zbliżającego się obowiązkowego KSeF. We wcześniejszym wpisie pokazywałem, jak kluczowa jest aktywna rola Zarządu w tym procesie. Nie tylko „delegowanie” KSeF do działu IT i księgowości:

https://bestpractice.pl/nie-zrzucaj-ksef-na-it-i-ksiegowosc-to-strategiczna-zmiana-dla-twojego-biznesu

Z opublikowanych raportów Asseco, Grant Thornton czy Webcon wynika, że większość firm jest dopiero na poziomie prac wstępnych, a nie gotowości operacyjnej.

Choć Ministerstwo Finansów potwierdziło harmonogram (1 lutego 2026 r. dla dużych podmiotów, 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych), a wielu przedsiębiorców deklaruje, że „prace nad KSeF już trwają”, w praktyce większość firm jest dopiero na etapie przygotowań wstępnych, a nie gotowości operacyjnej.

Z perspektywy projektowo-wdrożeniowej bardzo dobrze tłumaczą to bariery, które widzę na co dzień w firmach produkcyjnych i transportowych.

1. Nadmierne obciążenie księgowości i IT – podczas gdy KSeF dotyka całej firmy

W wielu organizacjach KSeF jest traktowany jako:

• „projekt księgowy” - bo dotyczy faktur,

• „projekt IT” - bo wymaga integracji systemów.

To podstawowe nieporozumienie.

W praktyce KSeF wpływa na cały łańcuch procesu. Od przyjęcia zlecenia, przez realizację usługi/produkcji, aż po rozrachunki i windykację. Tymczasem:

• działy księgowe pracują pod ciągłą presją bieżącej obsługi dokumentów,

• działy IT są przeciążone innymi projektami i jednocześnie uzależnione od terminów dostawców oprogramowania.

Badania rynkowe pokazują, że:

• ok. 26% firm wskazuje na opóźnienia dostawców systemów finansowo-księgowych,

• ok. 23% raportuje problemy z integracją systemów,

• ok. 21% przyznaje się do braku wystarczającej wiedzy o KSeF w organizacji.

Z naszych projektów wynika jasno: nawet jeśli księgowość i IT pracują bardzo intensywnie, to bez zaangażowania sprzedaży, logistyki, planowania i produkcji integracja danych nie ma szans być poprawna.

2. Brak zaangażowania sprzedaży i logistyki – źródło większości błędów na fakturach

KSeF nie wybacza niespójnych danych. Jeżeli w systemie sprzedażowym, produkcyjnym lub TMS błędnie wprowadzono:

• NIP,

• nazwę kontrahenta,

• stawkę VAT,

• walutę,

• trasę,

• stawkę netto,

• brak kodu GTU dla pozycji.

to faktura w strukturze FA(3) albo zostanie wystawiona niepoprawnie, albo w ogóle nie przejdzie walidacji.

Analizy procesów u klientów , które regularnie prowadzę, pokazują, że:

• błędne dane w zleceniach są standardem, nie wyjątkiem,

• większość korekt wynika z błędów na etapie wprowadzania zlecenia, a nie samego fakturowania,

• dane są często niekompletne lub niespójne między TMS/Produkcyjnym a systemem finansowo-księgowym,

• wysyłka faktur jest rozproszona: część pocztą tradycyjną, część e-mailem,

• brak bieżącego dostępu do informacji o np. CMR opóźnia wystawianie faktur.

Powtarzające się zgłoszenia działu księgowego:

„Często zdarza się, że dane nie są kompletne lub są błędne. Błędne NIP-y, trasy, waluty, stawki VAT. Korekty są wynikiem błędnych danych już na zleceniu.”

Takie błędy wprost przeniosą się do KSeF, generując zwroty, korekty oraz opóźnienia w płatnościach. To bezpośrednio uderzy w cashflow, a więc w obszar szczególnie istotny dla CFO i Zarządu.

3. Problemy integracyjne między systemami

W firmach TSL i produkcyjnych integracje systemów to dzisiaj jedno z głównych źródeł ryzyka. Najczęściej widoczne problemy to:

• brak pełnego zestawu danych, które trafiają do systemu FK,

• różnice w numeracji dokumentów, danych kontrahentów i stawkach VAT,

• brak obsługi korekt po stronie systemu sprzedażowego, produkcyjnego lub TMS,

• brak możliwości przekazywania danych o samofakturowaniu lub wprowadzanych korektach (zdarza się, że dokumenty są modyfikowane lub usuwane bez wiedzy działu księgowego),

• niespójności kursów walut i wartości dokumentów między systemami.

Przykład z jednego z audytów procesów:

„Księgowanie samofakturowania i korekt wymaga ręcznej pracy. Dokumenty z TMS nie zawsze są spójne, a dane różnią się od tych w systemie księgowym.”

Takie bariery muszą zostać usunięte jeszcze przed integracją z KSeF. Automatyzacja nie naprawi błędów – ona je tylko przyspiesza i uwidacznia.

4. Brak procedur wewnętrznych – największe niedopatrzenie organizacji

W wielu firmach nadal brakuje formalnych, spisanych standardów dotyczących:

• zarządzania danymi kontrahentów,

• jasnego podziału odpowiedzialności między działami,

• nadawania ról i uprawnień w systemach,

• zarządzania certyfikatami i „pieczęciami” używanymi do komunikacji z KSeF,

• określenia, kto i w jakim momencie może wystawić fakturę.

Tymczasem KSeF wymusza m.in.:

• przypisanie uprawnień do konkretnych ról i stanowisk,

• kontrolę nad tokenami i certyfikatami,

• możliwość audytu operacji na fakturach,

• jasne zasady odpowiedzialności za błędne dane.

Przykładowe pytanie, które często pojawia się w organizacjach:

„Kto odpowiada za błędnie wystawioną fakturę wysłaną do KSeF - księgowość, sprzedaż, TMS, czy kierownik zmiany?”

Brak odpowiedzi oznacza chaos decyzyjny i wysokie ryzyko sporów wewnętrznych – szczególnie wtedy, gdy pojawią się kary, opóźnienia w płatnościach lub reklamacje klientów.

5. Brak elektronicznego obiegu dokumentów - ręczne procesy stają się wąskim gardłem

Brak elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) mocno utrudnia:

• dekretację faktur kosztowych,

• obieg akceptacji i budżetowanie,

• przypisywanie kosztów do MPK, tras i przewoźników,

• obsługę korekt,

• automatyzację integracji z systemem FK i KSeF.

Informacja od jednego z działów księgowych, z którym pracowałem:

„100 faktur kosztowych wymaga nawet 6 godzin ręcznego wprowadzania, jeśli pojawiają się inne obowiązki.”

To bardzo wyraźnie pokazuje, że procesy kosztowe nie są gotowe na przyjęcie strumienia danych z KSeF. Po uruchomieniu systemu ten strumień tylko się zwiększy – a czasu na ręczne działania nie przybędzie.

6. Cyberbezpieczeństwo – najczęściej pomijane ryzyko w projektach KSeF

Przy wdrożeniach ERP i TMS bardzo często obserwuję brak podstawowych standardów bezpieczeństwa:

• brak segmentacji sieci,

• brak polityk haseł,

• brak monitoringu bezpieczeństwa (np. SIEM),

• logowanie wielu osób na wspólne konta,

• brak procedur zarządzania uprawnieniami,

• brak szyfrowania połączeń między systemami.

KSeF oznacza:

• przesyłanie danych finansowych przez API,

• korzystanie z tokenów i certyfikatów uwierzytelniających.

Ich utrata lub przejęcie przez osoby nieuprawnione oznacza:

• wyciek danych o kontrahentach i transakcjach,

• możliwość nieuprawnionego wystawiania dokumentów,

• utratę kontroli nad procesem fakturowania.

Cyberbezpieczeństwo w kontekście KSeF to nie temat „dla IT”. To ryzyko biznesowe, które powinno być na radarze CFO, Zarządu i właścicieli firm.

7. Zmienność po stronie Ministerstwa Finansów - dokumentacja, API, środowiska testowe

Kolejnym realnym wyzwaniem jest zmienność i opóźnienia po stronie regulacyjnej i technicznej:

• opóźnienia w publikacji dokumentacji,

• zmiany schem FA(3) i interfejsów API,

• niestabilność środowisk testowych.

W praktyce oznacza to, że w wielu firmach:

• dostawcy ERP wstrzymują prace, czekając na finalną dokumentację,

• systemy TMS nie mają na czas gotowych interfejsów,

• testy integracyjne trzeba powtarzać z powodu zmian lub przerw w działaniu środowisk.

Firmy produkcyjne i TSL mają z natury złożone procesy i wiele systemów. Każde opóźnienie po stronie MF lub dostawców oprogramowania mnoży ryzyko, jeśli organizacja nie ma własnego, uporządkowanego planu działań.

8. Czas ucieka – a spóźnienie będzie kosztowne

Choć Ministerstwo Finansów zapowiedziało okres przejściowy (m.in. brak kar za niektóre błędy do końca 2026 r.), to:

• nie eliminuje on ryzyka wynikającego z błędnych danych,

• nie rozwiązuje problemów organizacyjnych,

• nie przygotowuje działów sprzedaży i logistyki,

• nie naprawia integracji między systemami,

• nie usuwa ryzyk cyberbezpieczeństwa.

Firmy, które przesuną realne przygotowania „na później”, zapłacą podwójną cenę:

• finansową – w postaci opóźnionych płatności, korekt, reklamacji,

• organizacyjną – w postaci chaosu, przeciążonych zespołów i utraty zaufania klientów.

Podsumowanie: KSeF to projekt organizacyjny, nie tylko IT i księgowość

Wdrożenie KSeF nie jest projektem IT.  Nie jest też wyłącznie projektem księgowym.

To projekt organizacyjny, który obejmuje każde ogniwo procesu:

• od sprzedaży,

• przez produkcję i logistykę,

• po księgowość, rozrachunki i zarządzanie ryzykiem.

Największe wyzwania, które obserwuję u klientów z branży TSL i produkcyjnej, to:

• brak jasno zdefiniowanej odpowiedzialności procesowej,brak spisanych procedur,

• niespójne dane między systemami,

• brak elektronicznego obiegu dokumentów,

• błędne zrozumienie roli działów operacyjnych,

• zaniedbanie obszaru cyberbezpieczeństwa.

KSeF nie stworzy tych problemów - on jedynie je ujawni i spotęguje. A czas  nieubłaganie  płynie.

Jak możemy pomóc?

Jeśli widzisz, że któreś z opisanych wyzwań dotyczy Twojej organizacji (lub obawiasz się, że może dotyczyć), warto porozmawiać, zanim presja terminów stanie się krytyczna.

W Best Practice pomagamy małym, średnim i dużym firmom z branży TSL oraz produkcyjnej:

• ocenić gotowość procesów do KSeF,

• uporządkować odpowiedzialności i procedury,

• zaplanować i zweryfikować integracje systemów (ERP, TMS, sprzedaż),

• zminimalizować ryzyka organizacyjne, finansowe i technologiczne.

Jeśli chcesz porozmawiać o sytuacji w Twojej firmie - zapraszamy do kontaktu.

Wielkie zmiany zaczynają się od prostych decyzji

Zaobserwuj mnie na Linkedin

Inne wpisy autora:

Przeczytaj również:

Best Practice – Consulting biznesowy | Poznań.

Specjalizujemy się w doradztwie i wsparciu dla firm, pomagając w optymalizacji procesów, wdrażaniu nowoczesnych technologii i rozwijaniu zespołów. Łączymy wieloletnie doświadczenie z praktycznym podejściem, by dostarczać rozwiązania, które zwiększają skuteczność i konkurencyjność organizacji.

ul. Wawrzyńca Engeströma 10

Poznań, 60-571

Mail: info@bestpractice.pl

Telefon: +48 606 913 791

© Best Practice 2025

Tutaj jest miejsce na Twoją stopkę

Strona www stworzona w kreatorze WebWave.