Twoje Logo
Jak KSeF zmienia proces sprzedaży i zakupu?
Od lutego 2026 roku polscy przedsiębiorcy wejdą w nową erę cyfrowej dokumentacji. Krajowy System e-Faktur (KSeF) sprawi, że faktura stanie się bytem czysto elektronicznym - ustrukturyzowanym zapisem danych bez materialnej postaci. Choć na pierwszy rzut oka zmiana wydaje się techniczna i prawna, jej konsekwencje sięgają znacznie głębiej, wymuszając transformację kluczowych procesów biznesowych. Traktowanie KSeF wyłącznie jako aktualizacji systemu ERP to poważny błąd, który może kosztować firmę znacznie więcej niż tylko problemy z fakturowaniem.
KSeF to nie tylko aktualizacja ERP – to rewolucja w procesach Twojej firmy
Zmiana ta dotyka trzech fundamentalnych filarów każdej organizacji: prawa, technologii i procesów. Aspekt prawny wyznacza ramy gry - określa obowiązki, terminy (nowy start od 1 lutego 2026 r.) i podstawowe wymagania. Aspekt technologiczny koncentruje się na integracji systemów firmy z państwową platformą. Jednak prawdziwe wyzwanie i jednocześnie największa szansa leży w trzecim filarze: głębokiej przebudowie wewnętrznych i zewnętrznych procesów obiegu informacji.
Spójrzmy na standardowy proces sprzedaży i zobaczmy, jak niematerialna forma faktury wpływa na każdy jego etap.
Faktura wg KSeF a proces sprzedaży
Scenariusz standardowy (przed KSeF) wygląda następująco: klient składa zamówienie, dział handlowy przygotowuje towar i dokumenty wysyłkowe (np. specyfikację dostawy WZ), towar jest wysyłany wraz z papierową fakturą i załączoną specyfikacją, księgowość ręcznie wprowadza dane z faktury do systemu, a faktura czeka na opłacenie przez klienta.
KSeF rewolucjonizuje ten proces.
Krok 1: Zamówienie i identyfikacja klienta. Już na etapie przyjmowania zamówienia pojawia się nowy, kluczowy obowiązek. Pracownik musi precyzyjnie zidentyfikować status klienta. Czy jest to firma (podatnik VAT), która musi otrzymać fakturę przez KSeF, czy konsument (B2C), dla którego faktura (na żądanie) może być wystawiona poza systemem? Błąd na tym etapie oznacza wygenerowanie dokumentu w niewłaściwym formacie i kanale dystrybucji. System CRM lub platforma e-commerce musi być gotowa na zbieranie i weryfikację tych danych.
Krok 2: Wystawienie faktury i problem załączników. Po wydaniu towaru, faktura jest generowana w systemie ERP, ale nie jako PDF do wysłania e-mailem. System tworzy plik XML zgodny ze schemą FA(2) i wysyła go do KSeF. Po pomyślnej walidacji, faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF i jest oficjalnie uznana za dostarczoną. Tu pojawia się jedno z największych wyzwań: załączniki. Dotychczas do faktury można było dołączyć dowolny dokument – protokół odbioru, specyfikację techniczną, kartę gwarancyjną. Struktura faktury w KSeF na to nie pozwala. Poza ściśle określonymi danymi branżowymi (np. billingi telekomunikacyjne), nie ma możliwości dołączenia np. szczegółowej specyfikacji dostawy.
Praktyczny problem: dział logistyki wysyła 50 różnych produktów. Specyfikacja dostawy (dokument WZ) jest kluczowa dla klienta, by mógł zweryfikować poprawność dostawy. Rozwiązanie: firma musi stworzyć równoległy, cyfrowy kanał komunikacji do przesyłania dokumentów pomocniczych. Może to być wiadomość e-mail z dokumentem WZ w PDF, zawierająca w temacie lub treści numer faktury z KSeF, dedykowany portal klienta, gdzie pod konkretnym zamówieniem powiązane będą zarówno faktura (z linkiem lub numerem KSeF), jak i dokumenty WZ, lub wykorzystanie systemów EDI do wymiany dokumentacji logistycznej. Brak przygotowania tego procesu spowoduje chaos komunikacyjny i opóźnienia w akceptacji dostaw przez klientów.
Krok 3: Monitoring płatności. Numer KSeF staje się kluczowym identyfikatorem transakcji. Procesy windykacyjne i uzgadniania płatności muszą zostać dostosowane do operowania tym właśnie numerem, a nie numerem systemowym faktury.
Rewolucja po stronie zakupów - proces od zamówienia do zapłaty (procure-to-pay)
Zmiany są równie głębokie, gdy firma występuje w roli nabywcy.
Scenariusz standardowy (przed KSeF) wygląda następująco: dział zakupów składa zamówienie, firma otrzymuje towar oraz fakturę (pocztą, e-mailem jako PDF), faktura trafia do sekretariatu lub bezpośrednio do działu, który ją skanuje i ręcznie wprowadza do systemu obiegu dokumentów, następuje proces akceptacji merytorycznej i formalnej, a na końcu księgowość ręcznie księguje fakturę i zleca płatność.
KSeF transformuje proces zakupowy.
Krok 1: Odbiór i dystrybucja faktury. Faktury przestają spływać różnymi kanałami. Zamiast tego, firma musi proaktywnie pobierać je z KSeF. To wymaga zautomatyzowanego mechanizmu, który w regularnych odstępach czasu będzie łączył się z systemem i pobierał nowe faktury zakupu. Następnie pojawia się wyzwanie dystrybucji. Skąd system ma wiedzieć, do którego działu czy osoby przypisać daną fakturę do akceptacji? Rozwiązanie: elektroniczny obieg dokumentów (EOD) staje się koniecznością. System EOD, zintegrowany z modułem KSeF, musi automatycznie dekretować faktury na podstawie np. numeru zamówienia (PO) zawartego w danych faktury lub na podstawie danych dostawcy. Bez tego każda faktura będzie wymagała ręcznej interwencji pracownika.
Krok 2: Weryfikacja i automatyzacja (tzw. three-way match). Tu KSeF pokazuje swoją siłę. Ponieważ faktura ma postać ustrukturyzowanych danych (XML), jej zawartość może być automatycznie porównana z zamówieniem zakupu (PO) i dokumentem przyjęcia towaru (PZ). Na przykład system automatycznie sprawdza, czy NIP dostawcy, numery pozycji, ilości, ceny i kwoty na fakturze z KSeF zgadzają się z danymi w zamówieniu i potwierdzeniu odbioru. Korzyścią jest to, że jeśli dane są zgodne, faktura może zostać automatycznie zaakceptowana i przekazana do księgowania bez udziału człowieka. To gigantyczna oszczędność czasu i redukcja ryzyka błędu.
Krok 3: Powiązanie z dokumentacją dodatkową. Podobnie jak w procesie sprzedaży, dział zakupów i księgowość muszą mieć dostęp do powiązanych dokumentów, np. protokołów odbioru usług. Należy wdrożyć procedurę, zgodnie z którą pracownicy merytoryczni, otrzymując fakturę do akceptacji w systemie EOD, załączają do niej odpowiednie protokoły czy specyfikacje otrzymane od dostawcy innym kanałem.
Wnioski: KSeF to projekt transformacyjny, a nie IT
Wdrożenie KSeF nie jest zadaniem, które można zlecić wyłącznie działowi IT i dostawcy oprogramowania. To strategiczny projekt, który wymaga zaangażowania zarządu oraz liderów działów sprzedaży, zakupów, logistyki i finansów.
Pamiętajcie, Krajowy System e-Faktur to wyzwanie, ale przede wszystkim ogromna szansa. To impuls do cyfryzacji, uporządkowania i automatyzacji procesów, które do tej pory były nieefektywne. Firmy, które podejdą do tego zadania strategicznie, zyskają przewagę konkurencyjną, obniżą koszty operacyjne i wejdą na wyższy poziom cyfrowej dojrzałości. Weryfikujcie dostawców, którzy będą chcieli wykorzystać ten moment. Nie warto czekać z decyzjami na ostatnią chwilę.
Zastanawiasz się, od czego zacząć automatyzację w swojej firmie? A może chcesz dowiedzieć się, jak AI może realnie odciążyć Twój zespół? Zacznijmy od krótkiej rozmowy – bez zobowiązań, z pełnym zrozumieniem Twoich potrzeb.
Wypełnij formularz – odezwiemy się i wspólnie zaplanujemy kolejny krok.
Wielkie zmiany zaczynają się od prostych decyzji
Autor artykułu:
Tomasz Jastrzębski – ekspert w optymalizacji procesów biznesowych i nowoczesnych technologiach. Od ponad 20 lat wspiera organizacje w efektywniejszym działaniu i rozwoju, wdrażając innowacyjne rozwiązania systemowe w procesach biznesowych. Specjalizuje się w analizie problemów i potrzeb biznesowych oraz w doborze nowoczesnych technologii informatycznych, które i budują przewagę konkurencyjną firm.
Best Practice – Consulting biznesowy | Poznań
Specjalizujemy się w doradztwie i wsparciu dla firm, pomagając w optymalizacji procesów, wdrażaniu nowoczesnych technologii i rozwijaniu zespołów. Łączymy wieloletnie doświadczenie z praktycznym podejściem, by dostarczać rozwiązania, które zwiększają skuteczność i konkurencyjność organizacji.
© Best Practice 2025
Tutaj jest miejsce na Twoją stopkę
Strona www stworzona w kreatorze WebWave.